Tuyệt chiêu giúp bạn nắm được cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả

Làm thế nào để sắp xếp các chứng từ một cách logic và hiệu quả? Muốn biết chính xác đáp án, đọc ngay tuyệt chiêu giúp bạn tiết kiệm thời gian và nắm được cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả mà chúng tôi chia sẻ trong ngày hôm nay

Cách sắp xếp chứng từ kế toán- Mã màu

Kỹ thuật mã hóa màu sắc thực sự không bao giờ thất bại, tương đối nhanh và dễ dàng, ngay cả khi bạn có một hệ thống lưu trữ chứng từ kế toán đặc biệt phức tạp. Mã màu sẽ truyền cảm hứng cho bạn để sắp xếp các tệp thành các danh mục hợp lý, nhanh chóng tìm thấy các tệp.

Kỹ thuật tổ chức này là cách hoàn hảo để biến đống giấy tờ thành các mục có trật tự để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm. Trên hết, mã màu hoạt động trên cả tệp vật lý và kỹ thuật số và nếu bạn cần tổ chức cả hai loại tệp, bạn có thể dễ dàng sử dụng cùng một hệ thống mã màu cho mỗi loại.

Làm thế nào để sắp xếp chứng từ kế toán

• Hãy xem tất cả các tệp bạn cần để tổ chức và thiết lập. (Có thể mất vài lần để thực sự nhận ra các mẫu và phác thảo các danh mục của bạn.)
• Chỉ định mỗi loại một màu. (Một số danh mục bao gồm tài chính, nhân lực, hợp đồng và cơ sở vật chất.)
• Xem lại các danh mục với các nhóm trong công ty và giám đốc điều hành của bạn. Nhờ đó, mọi người cũng nắm được các quy luật liên quan đến màu sắc trong cách sắp xếp chứng từ kế toán.
• Thu thập tài liệu cho mã màu. (Đây có thể là các thư mục màu để đặt trên giá sách hoặc đơn giản là các mảnh băng đầy màu sắc để dán trên ngăn kéo tủ hồ sơ.)

Tại sao cách này lại hoạt động

Mã hóa màu tương tự như quá trình học tập được gọi là chunking, chúng chia nhỏ thông tin thành các mảnh có kích phù hợp cắn để não có thể dễ dàng tiêu hóa thông tin mới hơn.

Khi bạn tô màu cho một núi giấy, bạn biến một khối thông tin hỗn độn thành những khối mà bạn và bộ não của bạn có thể dễ dàng sắp xếp khi bạn cần tìm thứ gì đó cụ thể. Nếu bạn cần tìm một hóa đơn trong một đống giấy, thì bạn có thể bị choáng ngợp và bỏ cuộc, nhưng nếu bạn cần tìm một hóa đơn trong hệ thống mã màu mới của mình, thì bạn sẽ biết để tìm các mảng màu xanh biểu thị giấy tờ tài chính.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán- Số hoá

Khi bạn số hóa các tệp, về cơ bản bạn tạo ra một hệ thống lưu trữ không cần giấy tờ. Nhiều người thấy việc tổ chức một hệ thống lưu trữ kỹ thuật số dễ dàng hơn nhiều so với hệ thống giấy sau khi mọi tệp giấy đã được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số. Nếu bạn chọn số hóa các tệp của mình, bạn sẽ cần bắt đầu bằng cách quét và chuyển đổi các tệp cũ của mình, một quá trình có thể tốn nhiều thời gian và công sức.

Làm thế nào để số hoá các chứng từ kế toán

• Quyết định cách tổ chức các tệp kỹ thuật số. Bạn sẽ sử dụng giải pháp phần mềm vượt trội, ổ đĩa mạng được duy trì bởi nhóm công nghệ thông tin của riêng bạn hay nền tảng đám mây miễn phí như Google Drive?
• Sử dụng một máy quét đáng tin cậy và hiệu quả.
• Xác định nếu bạn có không gian sao lưu lưu trữ đám mây cho tài liệu của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn xử lý các tài liệu mà nếu bị mất có thể gây bất lợi lớn cho khách hàng hoặc các hoạt động kinh doanh khác.
• Xác định ai sẽ có quyền truy cập vào cả việc thêm và sắp xếp tệp trong hệ thống của bạn.
• Phát triển một quy ước đặt tên tiêu chuẩn cho các tệp được quét. Điều này sẽ làm cho các tập tin dễ dàng tìm kiếm.
• Chúng tôi khuyên bạn nên thêm ngày (hoặc ít nhất là năm) vào tên tệp, vì vậy sẽ dễ dàng hơn để biết khi nào nên xóa hoặc lưu trữ chúng.

Quét tài liệu của bạn

• Sử dụng tem hoặc nhãn dán để đánh dấu các tệp vật lý đã được quét vào hệ thống.
• Nếu hệ thống tệp kỹ thuật số của bạn cho phép, hãy thêm từ khóa vào mỗi tài liệu để giúp tìm tệp dễ dàng hơn.
• Hãy dành thời gian làm việc cẩn thận để tránh sai lầm. Ngay cả một lỗi đơn giản một ngày nào đó cũng có thể khiến bạn không thể tìm thấy một tập tin bạn cần.

Tại sao cách này lại hoạt động

Các hệ thống lưu trữ kỹ thuật số tự động hóa các tập tin tìm kiếm trên khía cạnh của hệ thống lưu trữ văn phòng của bạn. Thay vì lật qua các thư mục và ngăn xếp với một đống tài liệu bằng giấy, một hệ thống kỹ thuật số sẽ cho phép bạn tìm kiếm một vài từ khóa hoặc sắp xếp các tệp vào danh sách theo thứ tự chữ cái và dễ dàng tìm thấy những gì bạn muốn.

Các hệ thống kỹ thuật số cũng giúp bạn sự tiện dùng và dễ dàng thêm các tệp mới và thậm chí chia sẻ trách nhiệm nộp đơn và chứng từ giữa các nhóm. Việc thiết lập đòi hỏi rất nhiều công việc, nhưng bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như hạn chế tối đa căng thẳng với cách sắp xếp chứng từ kế toán này.

Xem ngay video hướng dẫn chi tiết nhất

Làm thế nào với các giấy tờ đã hết hạn

Một trong những cách tốt nhất để tổ chức một hệ thống chứng từ văn phòng là giảm các tệp bạn cần tổ chức. Loại bỏ các tệp theo nội dung có thể gặp khó khăn vì khó xác định tệp nào cần lưu và tệp nào có thể được bỏ, nhưng loại bỏ các tệp theo năm sẽ là một cách an toàn để quyết định những gì bạn có thể bỏ đi.

Thiết lập thời gian cụ thể để ném bỏ đi cho các tập tin của bạn. 1 năm, 5 năm, 10 năm, bất cứ điều gì có vẻ phù hợp với các tập tin bạn giữ và loại hình kinh doanh bạn thực hiện. Nếu bạn sợ bạn có thể cần các tệp một lần nữa, chỉ cần di chuyển chúng vào hộp lưu trữ hoặc thư mục lưu trữ được tổ chức theo năm. (Điều này ít nhất giữ cho hệ thống tệp chính của bạn không bị lộn xộn với các tài liệu lỗi thời.)

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây bạn đã có được thêm những thông tin hữu ích và tìm được cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả nhất.